Føre regnskapet selv?

Da Fiken for få år tilbake ble etablert på markedet, ble det av mange oppfattet som et nærmest revolusjonerende enkelt regnskapsprogram. Bli med når vi i dette innlegget tar en liten kikk på innsiden av Fiken programmet!

I dette innlegget skal vi se nærmere på hvordan en kommer i gang med Fiken, hvilke funksjonalitet som er der og praktisk bruk av programmet. Merk at dette er ikke ment som noen uttømmende beskrivelse, men snarere for å få et raskt overblikk og noen enkle tips for deg som lurer på å føre regnskapet selv.

Grunnen til at det er valgt å se nærmere på Fiken i denne omgang kommer av at Fiken har lykkes godt med å lage et brukervennlig og enkelt regnskapsprogram rettet mot de som ønsker å føre hele eller deler av regnskapet selv. Dette antas derfor å kunne være aktuelt å for mange av våre lesere – som hovedsakelig består av gründere og ledere i små- og mellomstore bedrifter.

Bestill en prøveversjon

For å bli kjent med Fiken har du mulighet for å bestille en 30-dagers gratis prøveperiode. Etter å ha fylt ut bestillingsskjemaet for prøveperioden vi du motta en e-postbekreftelse som inneholder en lenke for aktivering av tilgangen. Her får du to valg: (1) du kan enten registrere foretaket ditt eller (2) velge et testforetak.

Dersom du kun ønsker å teste funksjonaliteten i første omgang anbefales det å opprette et testforetak – en fordel med det er at du da kan undersøke all funksjonalitet uten at det får noen reele virkninger. Dersom du registrer foretaket ditt derimot, vil det du gjør få faktiske virkninger, og det vil bli liggende i regnskapet ditt.

– Dersom du likevel har brukt et reelt foretak for å teste og trenger å gjøre om på det har du muligheten til å «slette eller nullstille foretak».

Hvis du ønsker å prøve Fiken med ditt foretak er det selvfølgelig ingenting i veien for det – så lenge du er bevisst på at det du da foretar deg ikke er noen simulering, slik det vil være hvis du velger et testforetak.

Ny bedrift eller allerede etablert?

Dersom du ønsker å gå videre med Fiken og registrerer foretaket ditt bør du gjøre noe forarbeid når du tar regnskapsprogrammet i bruk. Hva du må gjøre avhenger av om det er en ny bedrift (første regnskap), eller en etablert bedrift (overgang fra annet regnskap), samt hvilken organisasjonsform det er. Vi tar i dette innlegget for oss det viktigste, dette med henvisninger til Fiken sine nettsider der det er relevant.

Registrere foretakets kontoer og import fra bank:

• Registrere bankkontoer
• Import fra bank

For de som driver et enkeltpersonsforetak er det ikke pålagt å ha en egen bankavtale og kontoer for bedriften, men det er å anbefale at du likevel oppretter egne kontoer for din virksomhet. Det gjør alt mye enklere og mere oversiktlig!

Forberedelser av regnskapet ved etablering av avtale med Fiken:

• Inngående balanse for AS (første regnskap)
• Inngående balanse for AS (ved overgang fra tidligere regnskap)
• Inngående balanse – Enkeltpersonforetak (første regnskap)
• Inngående balanse for enkeltpersonforetak (ved overgang fra tidligere regnskap)

Inngående balanse er ikke nødvendig å ta helt med en gang, men det er både ryddig og enklere å ta det først som sist. Inngående balanse er noe som gir en oversikt over verdiene og gjeld som var i selskapet, slik det stilte seg når du tok Fiken i bruk. Det er enkelt sagt en slags oppsummering over alle de regnskapskontoene foretaket har brukt.

Det kan også være aktuelt å importere kunder, fakturaer, leverandører, produkter og lignende. Dette med mere, finner du mer utfyllende hjelpeartikler om på Fiken sine nettsider under «Kom i gang med Fiken».

Det meste av det som nevnt over er ganske automatisert, det vil si du vil kunne hente ut automatiserte rapporter fra de fleste regnskapsprogrammene for å så importere de i Fiken. Jobben med dette er derfor stort sett langt mindre omfattende enn hva det ser ut til ved første øyekast. Du må likevel belage deg på å gjøre noen føringer manuelt selv. Dersom foretaket er nytt vil de fleste kontoene du trenger ved etableringen ligge inne som forslag.

Det som er viktig dersom du velger å gå fra et regnskapsprogram til et annet er å være helt konsekvent fra det tidspunktet hvor en setter regnskapets start i det nye programmet. Det betyr at alt som har skjedd før denne datoen må føres i det tidligere regnskapsprogrammet og at alt etter denne datoen må føres i det nye regnskapsprogrammet.

Grunnleggende funksjoner

Når du logger deg inn i Fiken for første gang får du opp et oversiktsbilde, hvor du blant annet får opp en menylinje som er enkel og forståelig å navigere ut ifra, videre får du opp en grafisk fremstilling av bedriftens resultat til enhver tid, viktige nøkkeltall og påminnelser (blant annet betalingsfrister og regnskapsfrister). Dette oversiktsbildet ser slik ut:

Noe av det første en legger merke til av dette oversiktsbildet er knappene for kjøp og salg (slik det vises øverst i høyre hjørnet av bildet). Det Fiken her har benevnt som kjøp og salg beskriver gjerne andre regnskapsprogram som debit og kredit (som for øvrig er den korrekte faglige terminologien). Grunnen til at det er så synlig er nettopp fordi kjøp og salg er selve kjernen i ethvert regnskap. For regnskap handler kort og godt om kjøp og salg, hvor disse kjøpene og salgene blir sortert og kategorisert etter hvor de hører hjemme i regnskapet.

Regnskap handler kort og godt om kjøp og salg, hvor disse kjøpene og salgene blir sortert og kategorisert etter hvor de hører hjemme i regnskapet.

Grunnen til at Fiken har valgt å kalle dette for kjøp og salg og ikke debit og kredit (som andre regnskapsprogram), kommer naturlig nok av at dette er et språk alle forstår. Dette eksemplifiserer språket og funksjone i Fiken, som de fleste vil oppleve som intuitivt og forståelig. At Fiken har prioritert å bygge programmet opp rundt et språk og funksjoner folk flest forstår, kommer tydelig frem når vi videre skal se på noen helt grunnleggende funksjoner.

Føre et kjøp og laste opp bilag

Grunnen til at vi her velger å omtale føre et kjøp og laste opp bilag under etter komme rett og slett av at det er to sider av samme sak. Når du fører et kjøp så registrer du at det har skjedd noe på en eller annen konto, men for at dette skal være gyldig i forhold til regnskapslov og myndigheter, trenger du å vise til at det faktisk har skjedd utover kun selve transaksjonen på kontoen. Til det trenger du et bilag som dokumenter kjøpet. På en annen måte kan en si at du ved å føre eksempelvis et kjøp, så forteller du regnskapet hvor dette kjøpet hører hjemme, mens bilaget er ditt bevis på at så er tilfellet.

Det er flere måter du kan føre et kjøp og laste opp dine bilag på i Fiken på. Det enkleste er å ta utgangspunkt i en kontoutskrift, enten om du laster den opp manuelt eller bestiller en bankintegrasjon (slik at det lastes over automatisk). Du finner frem til dette ved å velge følgende: Annet > Import fra nettbank.

Når du har gjort en import fra banken vil dette legge seg opp som lister angitt etter dato (slik det vises av bildet under), hvert element i listen under inneholder alle transaksjonene (penger inn og ut fra kontoen) som har vært for den angitt perioden. Du får opp denne oversikten ved å velge «gå hit for å fullføre», da blir hver enkelt transaksjon kronologisk listet opp, og med forslag til bokføring og bilag.

Det er en veldig enkel og oversiktlig måte å arbeide seg igjennom bokføringen av regnskapet på – det vil si i Fiken terminologi; føre alle kjøpene og salgene som har vært.

Når Fiken kommer med forslag til bokføring kan du enten kan føre direkte hvis alt ser riktig ut, eventuelt at du korrigerer det du mener er riktig før du velger å bokføre kjøpet. Forslagene blir mer presise desto mer du bruker Fiken, og sånn sett vil regnskapet bli enklere og enklere med tiden.

For at føringen av alle kjøpene skal gå smidig og enkelt bør du være påpasselig med å laste opp bilagene med jevne mellomrom. Bilagene kan du laste opp på flere måter. Den ene måten er å gå inn via innboks (slik som vist av bildet under). Du kan enten: (1) dra bilagene rett over til feltet hvor det står last opp nye filer, (2) sende inn på e-post (du vil få opprettet en egen e-post til dette) eller (3) gjennom en egen app: Fiken Bilag.

I bildet under har vi trykket oss inn på et bilag fra listen over for å få en detaljert oversikt. Her ser vi at det omhandler et kontantkjøp, og hvor det er lagt inn riktig dato, riktig sum, og hvor det er knyttet opp mot riktig kostnadskonto (i dette tilfellet 7140 reisekostnader). Her gjenstår det kun å trykke bokfør og jeg vil ha regnskapsført denne transaksjonen helt korrekt. På tilsvarende måte kan en jobbe seg gjennom for å bokføre alle kjøpene.

Dersom du ikke finner en konto som samsvarer helt eksakt med det kjøpet du har gjort, velger du det nærmeste, eventuelt oppretter en ny. Det viktigste er å føre kjøpet i riktig kontoklasse, så lenge det er gjort blir alt behandlet regnskapsmessig riktig.

Føre et salg og opprette faktura

Vi har til nå omtalt kostnadene i bedriften, det vil si alle kjøpene. Videre skal vi se nærmere på den litt mer motiverende siden av å drive bedrift, inntektene. Det vil si i tilsvarende terminologi, salgene bedriften har hatt. Det er flere måter du kan gå frem for å registrere et salg på. De to vanligste er å gå inn via:

Salg > Ny faktura (for salg som ikke gjøres opp der og da).

Salg > Registrer annet salg (her vil du blant annet kunne velge kontantsalg).

Det er mulig å registrere andre typer inntekter enn kun salgsinntekter. Det er også mulig å koble Fiken opp mot slik som Vipps og iZettle. I dette tilfellet velger vi å ta for oss vanlige salgsinntekter som går gjennom faktura.

For å registrere ett salg går vi derfor som beskrevet ovenfor inn gjennom salg og velger ny faktura. Du vil da få mulighet til å legge inn dato, beløp, hvilken kunde det gjelder og eventuelt referanse og kommentarer til faktura. De to sistnevnte er ikke påkrevet. Du kan i det samme fakturabildet også velge å opprette nye produkter eller tjenester. I dette tilfellet ser vi at det omhandler en tjeneste; timesbasert finansiell rådgivning.

Etter å ha lagt inn informasjonen du trenger går du videre ved å velge «opprett faktura». Når du velger opprett faktura vil Fiken automatisk føre salget riktig i regnskapet ditt og samtidig sende ut fakturaen til din kunde. Etterhvert som kunden betaler vil du på tilsvarende måte som vi beskrev hvordan du fører et kjøp på, kunne knytte kundens innbetaling opp mot fakturaen – og du har da også fått bokført selve innbetalingen korrekt.

Hjelp underveis og support

I Fiken programmet vil du finne mye tilgjengelig hjelp underveis – og det er også mulig å spørre Fiken dersom du står fast. For de som ikke har ført regnskaps før finnes det enkle og gode forklaringer på det meste som omhandler regnskapet – blant annet finnes et stort antall hjelpeartikler tilgjengelig, en god del videopresentasjoner, samt muligheten for å delta på webinarer som tar for seg ulike deler av regnskapet fra gang til gang. Tilgangen til hjelp finner du blant annet fra menyen øverst i høyre hjørnet, dette slik det vises av bildet under.

Du kan også gjennom lenkene under gå rett til Fiken sine nettsider for:

• Hjelpeartikler
• Videoer
• Webinar

Noen vurderinger avslutningsvis

Vi synes Fiken har lykkes svært godt med sin ambisjon om å gjøre regnskapsføring enkelt for folk flest og basert på den erfaringen vi har med programmet, er dette noe de fleste fint vil kunne håndtere. Dette følgelig gitt at en faktisk ønsker å føre regnskapet selv som utgangspunkt.

Samtidig bør det påpekes at utover selve regnskapsføringen, vil det være smart å sette seg noe inn i det som ligger bak tallene slik at en får en viss forståelse for sammenhengene og viktige økonomiske nøkkeltall for bedriften. Et alternativ kan selvsagt være en kombinasjon av å føre noe selv og bruk av regnskapsfører. Sistnevnte eksempelvis i forhold til rådgivning eller for å gjøre deler av regnskapet i Fiken.

Uansett valg – vi håper du fant dette innlegget nyttig, og ønsker deg lykke til!